أعدّوا بيانات فندقكم وحدّثوها
استوردوا الغرف وأنواع الغرف وعاملات الغرف والمستخدمين من جدول بسيط، مُصدَّر من Excel مثلاً،، عند بدء التشغيل وفي الاستخدام اليومي. بذلك تقلّ الحاجة إلى إدخال بيانات الفندق يدوياً.
تطبيق للاستقبال ومشرفة الطوابق والإدارة
يوم العمل في لمحة.
البرنامج يقترح. وأنتم تقرّرون.
تسجيل وصول ينتظر الاعتماد، ومعثورات، وخدمة إضافية مطلوبة، وغرف للتوزيع والفحص: كل ما يهم اليوم على شاشة واحدة. من الاستقبال إلى الطوابق، ترون الأولويات وتوزعون العمل وتتابعون التقدم، دون ملاحقة المعلومة.
طلب عرض توضيحيأربعة مواقف يومية. جرّبوها أدناه.
Maison Saint-Clairشاشة حقيقية
الاستقبال
الوصول والمغادرة والغرف: اليوم على شاشة واحدة.
تجمع لوحة الاستقبال كل ما ينتظرها: حالات الوصول التي تنتظر التأكيد، ومغادرات اليوم، والبلاغات، والخدمات الإضافية، والمفقودات. وتحتها، غرفةً غرفة، أين وصل التنظيف ومن يتولاه.
- تسجيل المغادرة في الاستقبال
- تكفّل الفريق بالغرفة
- الغرفة جاهزة للوصول التالي
الخدمات والإضافات
تتحول خدماتكم الإضافية إلى إيرادات: تُطلب من هاتف الضيف، وتُضاف إلى الفاتورة، ولا يُنسى أي منها.
سجل المعثورات
اجمعوا المعثورات وبلاغات الفقد لمتابعة البحث وإعادة الأغراض إلى أصحابها.
الصلاحيات والسجل
يصل كل شخص إلى ما يحتاجه فقط، والعمليات الحساسة موثّقة.
Belvayo Office
برج التحكم في فندقكم.
نظّموا العمل من مكتبكم وحافظوا على رؤية مشتركة للأولويات. تصل المعلومات إلى فريق الاستقبال والمسؤولين والموظفين ليتمكنوا من العمل دون الحاجة إلى الاجتماع.
لحظتان من اليوم، بالأبعاد الثلاثة. اختاروا إحداهما.
وزّعوا الغرف دون جمع الفريق.
يبدأ المسؤول التوزيع التلقائي من مكتبه. يتلقى كل موظف الغرف المخصصة له على جهازه اللوحي أينما كان، لتبدأ مهام اليوم دون جمع الفريق أو توزيع أوراق العمل.
تصوّر توضيحي لطريقة عمل Belvayo Office.
للمنشأة
كل ما تديرونه من الاستقبال
اكتشفوا استخدامات Belvayo Office. تعتمد الوظائف المتاحة على باقتكم Essentiel أو Pro أو Prestige؛ وتوضّح المقارنة ما تتضمنه كل باقة.
لوحة المتابعة
تسجيلات وصول تنتظر الاعتماد، ومغادرات اليوم، وطلبات وبلاغات جارية، ومعثورات، وغرف للتجهيز أو الفحص.
حالة الفندق في شاشة واحدة.
تسجيل الوصول والمغادرة
سجّل الضيف وصوله عبر الإنترنت: يراجع الاستقبال ملفه ويعتمد وصوله. وعند المغادرة يجد الخدمات الإضافية للإقامة ويسجّل المغادرة.
إدخال أقل، وانتظار أقل على المكتب.
متابعة الغرف وتخطيط الفريق
أين وصلت كل غرفة، فترةً بفترة، وجولة كل عاملة بالترتيب الذي ستقوم بها: المغادرات، والغرف المشغولة، والوصول.
يوم الطوابق كله، مقروءًا من الاستقبال.
الطلبات والبلاغات
طلبات إضافية أو ذات أولوية، ومشكلات ونواقص يبلّغ عنها الضيوف: أسندوها وتابعوها حتى النهاية.
لا يطوي النسيان أي طلب.
الإضافات المفوترة
تابعوا الخدمات الإضافية المرتبطة بكل إقامة.
تصل الإضافات المطلوبة إلى الفاتورة دون سهو.
سجل المعثورات
اجمعوا المعثورات وبلاغات الفقد لمتابعة البحث وإعادة الأغراض إلى أصحابها.
لم تعد المفقودات تضيع بين مناوبتين.
شكاوى أوضح توثيقاً
اجمعوا كل ما يتعلّق بالشكوى ونسّقوا ردّ الفريق.
ردّ سريع ومتّسق، أيّاً كان المحاور.
توزيع الغرف
حضّروا الإسنادات يدوياً أو انطلاقاً من اقتراح. عدّلوا الغرف وأعباء العمل قبل الاعتماد.
جدول مشترك، تحت إشرافكم.
فحص جودة التنظيف
تتابع مشرفة الطوابق وعاملات الغرف الغرف المطلوب فحصها والملاحظات المسجلة والإعادات.
مستوى تطلّبكم، محفوظ كل يوم.
الفريق والمهارات
عاملات الغرف والملفات والمهارات والتوفّر والجداول.
الغرفة المناسبة للشخص المناسب، لا لأول شخص متاح.
الأنشطة والفعاليات
القائمة والصور والمواعيد والجمهور المستهدف والمستوى والتكرار الأسبوعي.
يُدخل البرنامج مرة واحدة ويظهر في كل مكان.
تقارير التشغيل
نشاط كل عاملة غرف وجودة الخدمة وتوازن أعباء العمل داخل الفريق والسجل الكامل للتدخّلات.
معلومات لاتخاذ القرار، لا للملاحظة فقط.
إعدادات المنشأة
اضبطوا معلومات منشأتكم ومواعيدها وخدماتها.
سياستكم التجارية، مطبّقة تلقائياً.
الصلاحيات والتتبّع
امنحوا كل فرد صلاحيات تناسب دوره وراجعوا سجل العمليات الحساسة.
يرى كل شخص ما يعنيه، ويبقى الحساس موثّقاً.
منشآت متعددة
لكل فندق بياناته وقواعده وفريقه، دون اختلاط.
يلائم المجموعات الفندقية كما يلائم الفنادق المستقلة.
تستخدمون نظام إدارة فندق بالفعل؟
احتفظوا بنظام إدارة فندقكم.
وينظّم Belvayo Office عمل فرقكم.
يبقى نظام إدارة الفندق أداتكم للحجوزات والفوترة، ولا يتصل Belvayo به مباشرةً. مع باقتَي Pro وPrestige، يصدّر فندقكم حالات الغرف من النظام ثم يستوردها إلى Belvayo Office، يدوياً أو تلقائياً بعد الإعداد. وتُستخدم هذه البيانات لاقتراح توزيع الغرف، ويمكن لمشرفة الطوابق تعديله واعتماده.
لا يوجد تزامن في الاتجاهين: لا تُرسل التعديلات التي تُجرى في Belvayo إلى نظام إدارة الفندق، وتعتمد حداثة حالات الغرف على الملفات التي يرسلها فندقكم. نتفق معكم على طريقة الاستيراد وتكراره عند بدء التشغيل.
استخدموا بيانات نظامكم لإعداد توزيع الغرف
مع Pro وPrestige، يزوّد ملف مصدّر من نظام إدارة الفندق التوزيع التلقائي بحالات الغرف. ويمكن أيضاً الاعتماد على البيانات الموجودة بالفعل في Belvayo Stay.
كيف تصل معلومات نظام إدارة فندقكم إلى Belvayo Office
يرسل فندقكم ملفاً مصدّراً
صدّروا حالات الغرف من نظام إدارة الفندق: نظيفة أو بحاجة إلى تنظيف، لإقامة مستمرة أو لمغادرة. يرسل فندقكم هذا الملف لاستيراده.
تختارون طريقة الاستيراد
يمكن لمشرفة الطوابق استيراد الملف عند الحاجة أو ترك الاستيراد التلقائي يتولى ذلك.
تعدّون توزيع الغرف
تُستخدم المعلومات المستوردة في التوزيع التلقائي. وتحتفظون بالتحكم في توزيع العمل.
لنتحدث عن العمل الفعلي
وماذا عن فندقكم?
أين تضيع الطلبات؟ كم مكالمة تجري بين الاستقبال والطوابق كل صباح؟ حدّثونا عن يومكم: نُريكم، على حالتكم، ما الذي سيغيّره Belvayo.